แจก 8 สูตร Excel ยอดนิยม ที่ร้านค้าออนไลน์ต้องรู้ ช่วยประหยัดเวลา คำนวนตัวเลขได้เร็วขึ้น

ในโลกของธุรกิจ ตัวช่วยและอาวุธสำคัญสำหรับผู้ขายทุกท่านที่หลายคนอาจยังไม่รู้ คือ ‘ โปรแกรม Excel ’ ซึ่งขึ้นชื่อในเรื่องของการคำนวณ รวมถึงฟังก์ชั่นที่พร้อมสนับสนุนผู้ขายที่หลากหลาย เช่น การคำนวณยอดขาย หรือ การคาดการณ์ยอดขายในอนาคต เป็นต้น ก่อนที่เราจะเริ่มใช้โปรแกรมสุดปังนี้ เราก็ต้องรู้จักสูตรสำคัญและวิธีใช้กันซะก่อน วันนี้น้องลาซขอพาทุกคนไปจัดเต็มกับ 8 สูตร Excel ยอดนิยม ที่จำเป็นสำหรับเหล่าผู้ขาย ยิ่งใครที่ยังไม่เคยใช้ หรือ ยังไม่คุ้นเคยกับโปรแกรมนี้ ไม่ควรพลาด รับรองได้ทั้งประโยชน์และความรู้จากบทความนี้แน่นอน

สูตรที่ 1 : Pivot Table

เริ่มกันที่ ‘ Pivot Table ’เรียกได้ว่าเป็นหนึ่งในฟังก์ชั่นสำคัญที่พร้อมช่วยให้ร้านค้าจัดเรียงข้อมูลได้สะดวกและรวดเร็วมากขึ้น นอกจากจะช่วยจัดเรียงข้อมูล ฟังก์ชั่นนี้ยังสามารถช่วยวิเคราะห์ข้อมูลตามเงื่อนไขที่เรากำหนดได้อีกด้วย สำหรับฟังก์ชั่นนี้จะมีข้อแตกต่างจากการใส่สูตร Excel ทั่วไปตรงที่วิธีใช้ สามารถดูรูปภาพประกอบด้านล่างได้เลย

วิธีการใช้ PivotTable ในโปรแกรม Excel

• ทำการคลุมและเลือกชุดข้อมูลที่ต้องการทำรายการ จากนั้นคลิกไปที่ เมนูแทรก แล้วเลือกฟังก์ชั่น PivotTable
• เลือกตำแหน่งของ PivotTable Worksheet ตามที่ระบบถาม โดยจะขึ้นอยู่กับความสะดวกของผู้ใช้งาน โดยจะให้ปรากฏที่ Sheet เดิมเดียวกับตารางข้อมูลหรือขึ้น Sheet ใหม่อีกแถบ
• PivotTable จะปรากฏขึ้น ตามตำแหน่ง Sheet ที่เราเลือกในข้อ 2 ให้คลิกเลือกคอลัมน์ที่ต้องการแสดงผล ตามรายการช่องที่มีให้เลือกด้านขวา จากนั้นทำการลากหรือคลิกในช่องที่ต้องการสรุปผลลงมาใส่กรอบด้านล่าง
• โดยสามารถเลือกและเปลี่ยน Field ตามรายการที่มีได้เอง เพื่อให้รายงานแสดงผลตามเงื่อนไขที่เราต้องการ ซึ่งทำได้เพียงไม่กี่คลิก

สูตรที่ 2 : SUM

‘ สูตร SUM ’ ถือเป็นสูตร Excel พื้นฐานที่สำคัญ เพราะนอกจากความแม่นยำในการคำนวณแล้ว ยังช่วยให้เราประหยัดเวลาได้เยอะเลยทีเดียว สำหรับใครที่ยังมองไม่เห็นภาพว่า สูตร SUM ในโปรแกรม Excel จะช่วยประหยัดเวลาอย่างไร น้องลาซขอให้ทุกคนลองคิดภาพตอนเราใช้เครื่องคิดเลขคำนวณตัวเลขต่าง ๆ หากมีจำนวนตัวเลขที่เยอะมากเกินไป การใช้เครื่องคิดเลขอาจทำให้เกิดความคลาดเคลื่อนได้ใช่ไหมล่ะ ? ที่สำคัญยังทำให้เราเสียเวลาต้องมานั่งกดอีกด้วย แต่ถ้าเราใช้สูตร SUM ในโปรแกรม Excel ปัญหาเหล่านี้จะหมดไป เพียงแค่ใส่รูปแบบสูตรตามภาพด้านล่างลงไปในแถบสูตร ไม่ว่าตัวเลขของคุณจะมีเยอะมากมายขนาดไหน หรือ มีความซับซ้อนมากเท่าไหร่ โปรแกรม Excel ก็พร้อมคำนวณคำตอบออกมาให้อย่างแม่นยำภายในไม่กี่วินาที

สูตรที่ 3: SUMIF

อีกหนึ่งสูตรสำคัญที่น้องลาซอยากให้ทุกคนทำความเข้าใจเอาไว้ คือ สูตร ‘ SUMIF ’ ขึ้นชื่อว่าสูตร SUM แล้ว ฟังก์ชั่นของสูตรนี้จึงมีความคล้ายกับสูตร SUM ข้างต้น แต่จะมีความแตกต่างเล็กน้อย โดยสูตรนี้จะนิยมใช้เพื่อคำนวณตัวเลขที่มีเงื่อนไขกำหนดเพิ่มเติม เช่น น้องลาซต้องการหาจำนวนยอดขายทั้งหมดของร้านค้า A เท่านั้น ร้านค้าสามารถดูตัวอย่างจากภาพนี้ได้เลย

วิธีการใช้สูตร SUMIF

• ทำการคลุม range ช่วง cell ที่มีเงื่อนไขทั้งหมด เช่น ช่องชื่อลูกค้า ตั้งแต่ A2 ถึง A10
• กำหนด criteria เงื่อนไขที่ระบุเพิ่มเติม โดยจะเป็นตัวเลขหรือข้อความก็ได้ เช่น ร้านค้า A
• [sum_range] ช่วง cell ที่ต้องการให้หาผลรวมตามเงื่อนไขที่เราระบุไว้ซึ่งจะเหมือนกันกับสูตร SUM เช่น ยอดขายสินค้า ตั้งแต่ B2 ถึง B10
• ดังนั้นถ้าในช่วง cell ที่มีชื่อ ร้านค้า A อยู่ ยอดขายก็จะถูกนำมารวมกัน แล้วปรากฏเป็นจำนวนยอดรวมออกมานั่นเอง

สูตรที่ 4 : COUNT

อย่างที่ทุกคนทราบกันดีว่า โปรแกรม Excel และตัวเลขเป็นของคู่กัน สูตร ‘ COUNT ’ จึงถูกออกแบบมาสำหรับการนับจำนวนตัวเลขเท่านั้น โดยจะเป็นการช่วยคำนวณ หรือนับตัวเลขในช่วงข้อมูลที่เรากำหนด นิยมใช้เมื่อต้องการคำนวณข้อมูลที่มีจำนวนมาก ยกตัวอย่างเช่น เราอยากรู้ว่า ในชีทนี้ Cell ที่มีช่องว่างมีทั้งหมดเท่าไหร่ สูตรนี้ก็สามารถหาคำตอบให้ได้ภายในไม่กี่คลิกเลยทันที

สูตรที่ 5 : COUNTIF

ต่อด้วยอีกหนึ่งสูตรที่ฮิตไม่แพ้ใคร คือ สูตร COUNTIF ซึ่งสูตรนี้จะมีความคล้ายกับสูตร COUNT แต่ความพิเศษของสูตร COUNTIF คือ สามารถตรวจสอบหรือนับข้อมูลได้ โดยยึดจากเงื่อนไขเพิ่มเติม เช่น น้องลาซต้องการตรวจสอบแค่เฉพาะจำนวนสินค้าคงเหลือของ ดินสอ เท่านั้น สิ่งที่ต้องทำคือ นำสูตรตามรูปแบบในภาพไปวางลงในแถบสูตรได้เลย และให้เติมตรง ช่องCriteria เป็น Pencil หรือ ประเภทสินค้าที่เราต้องการจะตรวจสอบ เพียงเท่านี้ก็สามารถรู้ได้แล้วว่าสินค้าในแต่ละหมวดมีจำนวนอยู่เท่าไหร่ หากเปรียบให้เข้าใจง่ายขึ้น ก็เหมือนตัวช่วยเช็กสต็อกและคลังสินค้านั้นเอง เรียกได้ว่าตอบโจทย์สำหรับร้านค้าออนไลน์

สูตรที่ 6 : MAX, MIN

จัดเต็มด้วยอีกหนึ่งสูตรพื้นฐานแต่นับว่ามีความสำคัญมาก หรือ ‘ สูตร MAX และสูตร MIN ’ จัดเป็นสูตรคู่หูที่พร้อมช่วยอำนวยความสะดวกให้แก่ร้านค้าทุกคน โดยสูตรนี้มีไว้สำหรับใช้ตรวจสอบและหาค่าตัวเลขสูงสุดและต่ำสุดในช่วงข้อมูลทั้งหมด ซึ่งนับว่ามีประโยชน์สำหรับเหล่าผู้ขายเป็นอย่างมาก เพราะร้านค้าสามารถตรวจสอบทั้งยอดขายที่สูงที่สุด และยอดขายที่ต่ำที่สุด ในส่วนของวิธีการใช้งานนั้นง่ายมาก เพียงคัดลอกสูตรจากภาพนี้ไปวางลงในแถบสูตรของโปรแกรม Excel ก็ถือเป็นอันเสร็จสิ้น

สูตรที่ 7: AVERAGE

ถัดมาที่สูตร AVERAGE สำหรับใครที่อยากทราบค่าเฉลี่ย หรือ ยอดขายเฉลี่ยต่อปี สูตรนี้คือคำตอบ ซึ่งสูตร AVERAGE จะทำหน้าที่เป็นเหมือนสูตรที่ใช้หาค่าเฉลี่ยในช่วง cell ที่เรากำหนด ซึ่งผลลัพธ์ก็จะออกมาเป็นค่าเฉลี่ย จากการนำตัวเลขทั้งหมดมาบวกกัน พร้อมหารด้วยจำนวน cell ทั้งหมดที่เราเลือก สำหรับใครที่กำลังหาวิธีคิดราคาเฉลี่ย หรือ ยอดขายเฉลี่ยต่อปี อย่าลืมนำสูตรนี้ไปปรับใช้ในโปรแกรม Excel กันนะ

สูตรที่ 8 : VLOOKUP

ปิดท้ายที่สูตรสำคัญที่เรียกได้ว่าเป็นตัวช่วยระดับเทพสำหรับเหล่าผู้ขายเลยทีเดียว บางท่านอาจเคยได้ยินกันมาก่อนบ้าง สูตร ‘ VLOOKUP ’ ทำหน้าที่ช่วยสืบค้นข้อมูลโดยยึดจากตารางอ้างอิง อีกทั้งยังมีไว้เพื่อช่วยตรวจสอบข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น เช่น ใช้สำหรับการค้นหาว่ารหัสสินค้านี้มีสินค้าประเภทอะไรบ้าง หรือ ตรวจสอบว่ารหัสลูกค้ามีชื่อและที่อยู่อะไร เป็นต้น สำหรับรูปแบบการใช้หรือวิธีการใช้ ผู้ขายทุกคนสามารถตรวจสอบได้จากรูปภาพด้านล่างนี้กันได้เลย

เนื่องจากสูตร VLOOKUP ประกอบไปด้วยองค์ประกอบที่หลากหลาย น้องลาซเลยขออาสาอธิบายในแต่ละส่วนเพื่อช่วยให้ทุกคนเข้าใจเกี่ยวกับที่มาที่ไปของสูตรนี้กันมากขึ้น

lookup_value : คือค่าที่ใช้อ้างอิง เช่น รู้รหัสลูกค้าแต่ต้องการรู้เบอร์โทรของลูกค้า ให้ใช้รหัสลูกค้าในตำแหน่ง lookup_value เพื่อทำการค้นหาและอ้างอิงข้อมูลนั้นเอง
table_array : ตารางช่วงข้อมูลอ้างอิงจาก column หนึ่งถึงอีก column หนึ่ง เพื่อใช้ประกอบในการค้นหาข้อมูล เช่น การหาชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทร เป็นต้น โดยส่วนมากจะมีการคลุมตั้งแต่คอลัมน์แรก นับจากซ้ายไปขวา
col_index_num : คือ หมายเลขคอลัมน์ในช่วงที่มีค่าที่ส่งกลับ เช่น ถ้าคุณระบุให้ A2:D11 เป็นตำแหน่ง Table_array คุณควรนับ A เป็นคอลัมน์แรก B เป็นคอลัมน์ที่สอง ไปเรื่อย ๆ
range_lookup : หากต้องการค่าโดยประมาณหรือค่าที่ใกล้เคียงที่สุด ให้กรอก TRUE แต่ถ้าต้องการให้ได้ค่าที่ตรงกับเงื่อนไขทุกประการ ให้ใส่เป็น FALSE หากไม่มีการระบุอะไรในตำแหน่งนี้ ค่าเริ่มต้นจะเป็น TRUE โดยอัตโนมัติ

ทิ้งท้ายบทความ แจก8 สูตร Excel ยอดนิยม ที่ร้านค้าออนไลน์ต้องรู้ ช่วยประหยัดเวลา คำนวนตัวเลขได้เร็วขึ้น

จบกันไปเป็นที่เรียบร้อยสำหรับ 8 สูตร Excel ยอดนิยม ที่ร้านค้าออนไลน์ต้องรู้ น้องลาซขอรับรองเลยว่า หากนำสูตรเหล่านี้ไปปรับใช้ได้อย่างถูกต้อง รับรองช่วยประหยัดเวลา พร้อมมอบความสะดวกให้แก่ทุกคนแน่นอน หรือใครที่อยากเติมเต็มความรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับสูตรอื่น ๆ สามารถดูรายละเอียดที่ Microsoft Office โดยตรงได้เลยน้า สำหรับใครที่ยังไม่มีร้านค้าบนลาซาด้า อย่ารอช้า คลิกที่นี่ https://lzd.co/427gPO4 สมัครเป็นผู้ขายใหม่วันนี้ จัดเต็มไปเลยกับ 8 สิทธิพิเศษ ฟรี ไม่มีค่าใช้จ่าย วันนี้น้องลาซขอลาไปก่อน แล้วพบกันในบทความใหม่เร็ว ๆ นี้ !